La nouvelle organisation du travail en 2018

L’organisation précédente

Jusqu’ici j’avais créé un projet pour chaque manuscrit. J’avais un projet séparé pour mes deux journaux quotidiens, l’un étant le journal de vie où je note beaucoup de choses liées à l’écriture qui souvent devient la matière d’un article ou d’un chapitre de mes guides, l’autre étant le cahier de chantier où je note tout ce qui concerne les travaux que je fais sur la maison ou dans le jardin.

Un premier essai avec deux projets

M’étant bien familiarisée avec Scrivener 3 au fil des semaines de rédaction du guide actuel, j’ai décidé de tester encore plus ses possibilités. Scrivener est réputé pouvoir gérer des millions de mots, il a été testé par son créateur et son équipe de cette façon. J’ai eu envie de les prendre au mot et de tenter de mettre d’abord mes deux cahiers de diariste dans un seul projet.

L’expérience a été concluante. Ceci m’a permis de ne plus ouvrir plusieurs projets et de concentrer ma pensée. Aussi ai-je eu envie d’aller plus loin encore.

Cinq projets en un projet unique

J’ai concentré dans le même projet les prochains manuscrits sur lesquels je travaille. Deux des écrits de l’année 2018 sont en voie d’achèvement, ce guide qui m’a semblé prioritaire pour aider les auteurs francophones à bien démarrer avec la nouvelle version de Scrivener, et l’essai que j’ai rédigé et corrigé au cours des deux mois de NaNo en juillet et en novembre. Eux restent tels que je les ai travaillés, je n’y touche pas, ils sont dans le dossier Dropbox et je peux y accéder aussi bien de l’iPad de l’iPhone que du Mac où je les transférerai quand je considèrerai que je n’ai plus besoin de les vérifier sur l’iPad.

C’est toujours sur l’iPad que je vérifie mes manuscrits et même sur l’iPhone, parce qu’il est beaucoup plus facile de changer un fichier de dossier sur l’application que sur le logiciel, les touches d’effacement permettent d’effacer une mot avant ou après plus simplement, certaines mises en forme se font plus rapidement sur l’iPad et l’iPhone que sur le logiciel. C’est entre autres pour ça que je continue à utiliser l’application en complément du logiciel.

J’ai transféré trois autres projets dans un unique projet 2018_JOURNAL. Car j’écris tous les jours, c’est ma respiration, ma garantie de survie. C’est aussi comme ça que je maîtrise bien Scrivener, en l’utilisant au quotidien, sinon on oublie les procédures.

En complément de l’essai sur la vie créative en écriture, j’ai l’intention d’écrire et de publier cette année la suite de la série en transmettant mes trucs de cuisine simple, qui sera le numéro deux, en bricolage, numéro trois, puis au jardinage, numéro quatre. J’ai mis des icônes pour repérer chaque dossier particulier.

J’ai mis en haut de l’Ébauche les pages que j’utilise tous les jours, la page Janvier du Journal de Vie, la page JANVIER du Cahier de Chantier avec l’icône des outils et le Bilan 2017 en cours. Je mets une icône de Carnet bleu quand l’écriture est en train de se faire, jaune quand je dois compléter un fichier, verte quand le fichier a été relu et est corrigé sur Antidote. Prêt pour la bêta-lecture avant publication.

On peut aussi retrouver les pages en cours d’écriture dans Récent et Signets au-dessus du Classeur dans l’application où j’écris le plus souvent.

Désormais, lorsque j’ai une idée, je n’ai qu’un seul projet à ouvrir.

Je peux :

• soit créer une nouvelle page et la rédiger sur le fil de l’inspiration, je la rangerai plus tard,
• soit la mettre tout de suite dans le dossier adéquat du manuscrit concerné.

Les avantages

Je suis enchantée du résultat. Je peux écrire des notes sur le cahier de chantier et passer à un chapitre sur la conservation du vin dans la Cuisine plus simple, sans avoir besoin de fermer mon projet et d’en ouvrir un autre. Je gagne du temps et surtout je reste concentrée.

Mon livre de cuisine a bien grandi en l’espace de deux jours. J’ai ajouté quelques chapitres au Bricolage et dès que le temps le permettra, le module Jardinage grandira lui aussi.

J’ai préparé aussi les dossiers pour chacun de mes blogs. En fait les blogs sont liés à ce que j’écris, gaellekermen.net depuis le Journal de Vie, et j’ai souvent publié mes recettes de cuisine dans kerantorec.net, après les avoir d’abord notées dans mon Cahier de Chantier. Avec cette organisation, je peux rédiger la recette directement dans le manuscrit, la mettre en forme et l’illustrer. Puis je l’exporte dans WordPress, l’application ou le site selon que je suis sur l’iPad ou sur le Mac. Je ne rédige pas les articles dans les dossiers de blog, mais j’y range les articles chaque fois qu’ils sont publiés. Ces dossiers seront plutôt une archive par année de tous les articles publiés par thème.

Copier un article de blog sur WordPress

Il suffit de copier l’article sur WordPress, de le coller dans la page du BLOG concerné, et tout se met en forme dans le projet Scrivener.

Attention : je donne la manipulation pour archiver vos articles personnels. Les articles de blog sont soumis à droit d’auteur. Pour relire un article du web dans un projet Scrivener, il vaut mieux utiliser la fonction en dehors de votre manuscrit, dans un dossier à la racine du projet, au même niveau que Recherches :
Scrivener > Fichier > Importer > Page Web

Ainsi, tout avance sans heurt, sans risque, dans une magnifique concentration intellectuelle et une grande sérénité d’esprit.

Les risques

Je craignais un problème de synchronisation via Dropbox entre l’iPad et le Mac. Mais rien de la sorte n’est venu troubler mon expérimentation. Bien sûr, il faut toujours attendre que la synchronisation soit finie et la première peut sembler longue. Il faut être patient, Scrivener bosse ! Bien sûr, il faut fermer les supports avant de synchroniser. Ce que je fais. Tout est impeccable.

Le risque est que la synchronisation soit de plus en plus longue au fur et à mesure que mes manuscrits vont gonfler. Mais je les enlèverai du dossier de synchronisation quand ils seront assez mûris pour être finalisés sur le Scrivener 3 du Mac.

Si je travaillais sur un MacBook ou un MacBook Air, je mettrais tous mes projets en un seul et je ferais mes sauvegardes sur un disque externe bien entendu.

Les sauvegardes

En travaillant sur deux supports mobiles et un support fixe via Dropbox, j’ai cinq sauvegardes qui se font automatiquement, je ne m’inquiète pas du risque de perte de mes données. C’est une grande tranquillité d’esprit que je n’avais pas du temps où j’écrivais sur tablette Android. Ce qui ne m’empêche pas de sauvegarder de temps en temps sur un disque externe les projets essentiels.

Gestion de dossiers administratifs

Comme tout se passait bien avec mes deux premiers projets, Journal de vie et Cahier de chantier, puis avec les quatre manuscrits en cours, je suis allée encore plus loin et ça marche toujours très bien !

J’ai importé le projet TRAVAUX commencé à part pour la gestion de la restauration de ma chaumière dont le toit a été très abîmé par les tempêtes du mois d’août 2017. Il faut gérer les demandes administratives d’autorisation de changement de couverture (une partie va être refaite en ardoise) et de subventions, monter des dossiers, demander des devis aux artisans. Ensuite il faudra intégrer la gestion du temps des travaux, peut-être avec Aeon Timeline !

Avant, ces opérations me semblaient fastidieuses, quand je balançais des dossiers divers sur le bureau et que je cherchais ensuite les papiers justificatifs dont j’avais besoin.

Maintenant, avec Scrivener, c’est un plaisir. Et comme j’ai tout sous les yeux dans un seul projet, je peux noter ce qui est nécessaire sans quitter mon Journal de Vie ou le Cahier de Chantier.

Séparateurs de dossiers

Lorsqu’on a plusieurs dossiers à gérer comme je viens d’installer mon Projet JOURNAL_2018, il est bon de faire des séparations entre les différents types de dossiers, en plus des icônes de différenciation.

On accède à cette fonction en sélectionnant le dossier du haut de la série, en faisant un clic droit ou en appuyant sur la touche ctrl en bas à gauche du clavier physique, un menu contextuel s’affiche.

Un projet rapide et efficace

Je rappelle que le moindre dossier illustré sur un logiciel de traitement de texte prend vite un terrible embonpoint, ralentit la machine et même beugue parfois, quand il ne perd pas de texte en cours de route ! Le dossier de mes deux cahiers, quatre manuscrits, quatre blogs et un dossier administratif ne pèse que 133,8 Mo ! La synchronisation reste rapide et efficace. Je vais tester à l’usage, mais pour l’instant, alors qu’il y a déjà deux manuscrits entiers et un demi dans ce gros projet, tout va aussi vite que je le souhaite.

Gestion des dossiers juridiques

Pour des dossiers juridiques lors de procès, ce genre d’organisation peut changer la donne. Un de mes amis en a fait les frais. Il a chèrement payé l’erreur de n’avoir pas pris le temps de se former à Scrivener ni même d’ouvrir le modèle que je lui avais préparé pour gérer ses documents, au motif qu’il n’avait pas le temps. Il y a un temps à perdre et un temps pour gagner.

Prendre le temps de s’organiser lorsqu’on démarre un chantier, quel qu’il soit, peut changer le résultat final. On évite de perdre de l’énergie, beaucoup d’argent et on s’épargne bien des angoisses.

Vous venez de lire l’exemple de mon organisation de travail de l’année 2018. Je vous souhaite de trouver la vôtre. C’est gratifiant et stimulant !

Belles écritures et bons dossiers ! L’année 2018 démarre bien !

Gaelle Kermen,
Kerantorec, le 10 janvier 2018